20 RAZONES POR LAS CUALES ES NECESARIA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
1.- Facilita el acceso a los documentos.
2.- Agiliza la búsqueda y consulta de la información.
3.- Preserva la memoria física del documento.
4.- Garantiza su conservación.
5.- Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados.
6.- A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo.
7.- Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico.
8.- Podemos compartir instantáneamente originales en papel utilizando servicios online como redes sociales, cuentas de correo o en la nube.
9.- Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.
10.- Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos.
11.- Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez.
12.- Agiliza el trabajo cotidiano incrementando la productividad de los empleados.
13.- Facilita la difusión online de los documentos de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar confirmación de su recepción.
14.- Permite estructurar la información para una mejor toma de decisiones.
15.- Ayuda a depurar documentos.
16.- Aporta una mayor seguridad al gestionar el acceso a la información, mediante la posibilidad de usar una clave personal o sistemas de gestión de perfiles. Así, solo pueden ver los documentos las personas que están autorizadas.
17.- Reducción del espacio físico que ocupa el almacenamiento de los archivos en papel.
18.- Eficiencia. Elimina la necesidad de desplazarse del puesto de trabajo y perder tiempo localizando un documento determinado, pues permite acceder a él desde el equipo y mediante un buscador incluso.
19.- Sirven de copia de seguridad de los documentos, evitando el desgaste o destrucción accidental (incendios, inundaciones, vandalismo, etc…) de los originales.
20.- Ecológica. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a disminuir la contaminación ambiental generada por el papel.
