Piense en una oficina, una empresa o en un ayuntamiento y mezcle la falta de planificación, con un poco de aplazamiento de las necesidades “no prioritarias”.
Resultado: una oficina llena de papeles y archivadores, documentos apilados en estanterías al alcance de cualquiera o salas desbordadas llenas de cajas que ocupan más espacio que las propias salas de reuniones. Resultado perdida de productividad empresarial…
La producción de papel en cualquier organización o empresa comienza desde antes incluso de darla de alta en el registro mercantil. Los primeros documentos recogen la estrategia o los planes de negocio, los contratos legales, las licencias, registros, escrituras, etc., y desde este momento adquieren un valor importante por dos factores:
1.- La necesidad de consultarlos en cualquier instante para asegurar la continuidad del negocio.
2.- La obligación de conservarlos en condiciones óptimas durante bastante tiempo por cuestiones legales o normativas específicas.
Por desgracia es habitual que no se tenga en cuenta esta perspectiva o visión de la empresa a medio y largo plazo, por lo que estos documentos tan importantes comienzan a guardarse en los propios despachos (como mucho en alguna sala o almacén habilitado para ello).
Las situaciones mas comunes con la documentación a papel son:
– La obligatoriedad de conservar algunos documentos:
Dependiendo de la tipología, algunos deben guardarse durante el tiempo que dure un proceso determinado (un contrato laboral) o durante décadas (como los contratos de hipotecas, escrituras, recibos de compra, propiedades, estatutos, etc…).
– Deterioro en la documentación de los archivos:
El papel sufre y se estropea por el paso del tiempo, pero también por las condiciones del lugar donde se guarde (humedad, incidencia de la luz, tipo de caja o archivador…), que lo vuelven amarillento, se resquebraja o la tinta desaparece.
– Uso de espacios:
Lo más normal es que se guarden los documentos en cajoneras, escritorios y muebles de oficina, aunque también se encuentran almacenes o sótanos con cajas apiladas que contienen la documentación de la empresa con el consiguiente gasto por espacio utilizado.
– Riesgos de la custodia documental:
Los más comunes son los producidos por averías en los edificios (goteras, humedad, incendios), por inclemencias meteorológicas, por pérdidas al cambiar de lugar el documento o por robo. Si no hay alguna medida de seguridad mínima, como controles de acceso o cámaras de vigilancia, los riesgos de sufrir sustracciones son más elevados.
– Búsquedas infinitas:
Mientras que los expertos en técnica de conservación y catalogación de archivos desarrollan sistemas de clasificación adaptados, para que se pueda encontrar cualquier documento custodiado, la mayoría de empresas pueden demorarse horas buscando el papel que expresamente necesitan y que, una vez encontrado, quizá cambie de ubicación.
Es aquí cuando te das cuenta de que algo está fallando pues, No quieres que:
– tu documentación esté apilada.
– tu documentación esté lejos de tus oficinas!
– tu documentación esté expuesta al robo, al vandalismo, al fuego, al agua o al deterioro del papel!
– tu documentación pueda ser vista por nadie que no seas tu!
La Solución eficaz
La Digitalización es la mejor manera de luchar contra el deterioro o la pérdida de documentos. Además de tener copias digitales disponibles en cualquier ordenador con acceso habilitado, los métodos que ofrece DIGITALIZAN, permiten indexar los documentos, extrayendo patrones, tipologías de datos, reconocimiento de firmas, etc. Todo ello cumpliendo exhaustivamente la LOPD y certificando la digitalización realizada por un Perito Judicial Informático quien garantiza con su firma la veracidad en dicha digitalización a efectos legales que puedan ser necesarios en un futuro.
