En los últimos años la mayoría de la información, datos empresariales y de la administración, se han ido almacenando en archivos de papel o informes que se han acumulado, dando lugar a un gran volumen de documentos , difícilmente accesibles y con el consecuente riesgo de pérdida de datos.
La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es difícil, tediosa y complicada, generando una gran perdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos.
Para poder utilizar cualquier sistema de gestión documental, su empresa tiene que escanear gran cantidad de documentos. Probablemente necesite digitalizar miles de páginas de documentos almacenados en cajas o archivadores, además de los cientos o miles de páginas que producen o reciben a diario.
Los almacenes llenos de documentos en papel generan costosas perdidas económicas a las empresas. Es un hecho que en mayor o menor medida se continúa generando papel cada día, probablemente se pregunte ¿cómo podría capturar todos estos contenidos electrónicamente de una forma rápida y económica?.
Puede enfrentarse a estos retos de dos formas distintas:
1.-Empleados de su empresa pueden escanear sus documentos
2.-Puede utilizar los servicios que le ofrece DIGITALIZAN
Opción 1: Escanear documentos en su empresa
Si prefiere escanear sus propios documentos, necesita determinar primero el número de páginas que debe escanear y cuándo necesita los documentos escaneados. A continuación, debe:
- – Comprar la cantidad y el tipo de escáneres necesarios
- – Seleccionar un software de escaneo de uso fácil e intuitivo para sus empleados
- – Contratar y capacitar al número adecuado de personas para realizar las tareas de escaneo, a saber:
- – Preparar los documentos para escaneo (por ejemplo, quitar grapas, desencuadernar, etc…).
- – Organizar los documentos en lotes.
- – Escanear los documentos.
- – Editar los documentos OCR.
Opción 2: Contratar los servicios de DIGITALIZAN.
- Con DIGITALIZAN, nosotros escanearemos legalmente sus documentos en cualquier lugar que nos indique y se los entregamos en formato electrónico, en el menor tiempo posible.
El Proceso de digitalización legal de documentos que realizamos en DIGITALIZAN es la solución a este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información de la empresa.
